Każda firma działająca na polskim rynku lub mająca siedzibę w naszym kraju zobowiązana jest do prowadzenia dokumentacji podatkowej. Obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji nakładają na przedsiębiorców przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych art. 9a ust. 2-3c oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym przypadku jest to art. 25a ust. 2-3c. Jednak jeżeli podatnik spełni określone w ustawie warunki może być zobowiązany dodatkowo do prowadzenia dokumentacji cen transferowych. Dokładnie jak wygląda taka dokumentacja można się przekonać klikając – dokumentacja cen transferowych do pobrania. Podatnicy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji transferowych jeśli działają w ramach grupy kapitałowej i wykonują transakcję pomiędzy podmiotami zależnymi. Podobnie tego typu obowiązek mają podmioty gospodarcze, które łączy osoba właściciela. Dokumentacja cen transferowych jest także wymagana w przypadku, gdy do transakcji doszło pomiędzy firmami rodzinnymi. Innym przypadkiem, w którym taka dokumentacja musi zostać sporządzona jest sytuacja kiedy firma dokonuje transakcji z firmą lub osobą, których siedziba (miejsce zamieszkania) znajdują się na terenie kraju stosującego szkodliwą konkurencję podatkową.
Elementy, które muszą zostać zawarte w dokumentacji cen transferowych
Każda dobrze sporządzona dokumentacja cen transferowych powinna zawierać: określenie funkcji, kosztów, strategii gospodarczej, oczekiwanych korzyści oraz wyznaczenie metody i sposobu kalkulacji a także innych, dodatkowych czynników. W ramach określenia funkcji firma powinna zdefiniować jakie zadania będzie miał każdy z podmiotów biorących udział w transakcji. W ramach określenia kosztów powinny w dokumentacji zostać zawarte koszty, terminy oraz forma zapłaty za transakcję. Strategię gospodarczą oraz związane z nią działania firma musi uwzględnić w dokumentacji, jeśli była ona bezpośrednio przyczyną podęcia transakcji. W ramach metod i sposobów kalkulacji należy określić cenę transakcji oraz metodę i sposób kalkulacji zysków. Dokumentacja powinna zawierać także wykaz korzyści jakie spodziewa się zyskać firma w ramach transakcji, powinna także uwzględniać inne, nie wymienione wcześniej czynniki, jeśli miały one wpływ na wartość transakcji. Należy pamiętać, że sporządzanie dokumentacji cen transferowych jest jednym z podtypów sporządzania dokumentacji podatkowej, stanowi zatem obowiązek formalno – prawny, którego niedopełnienie wiąże się z sankcjami.
